Wie vermeiden Sie die Prokrastination Ihrer Mitarbeiter?
Prokrastination kann unwiderstehlich sein und ist auch der schlimmste Feind jedes Unternehmens. Aber mit Organisation und gutem Personalmanagement können Sie dieses Problem lösen und das Beste aus Ihren Mitarbeitern herausholen.
Wenn man einen Traum zu erfüllen hat, können Mitarbeiter die verzögern, zu einem Albtraum werden.
Auf die Konsequenzen der Prokrastination hinweisen
Vor allem muss man diesen Mitarbeiter vor Augen haben und zwar von dem Moment an, in dem sie nicht das Mindestmaß an Leistung für die Funktion erbringen die sie übernommen haben.
Diese Informationen müssen am ersten Tag der Integration nach der Rekrutierung des Mitarbeiters freundlich weitergegeben werden.
· - Sagen sie ihnen einzeln, was ihre Aufgaben und Pflichten sind
· - Machen Sie deutlich, welche Erwartungen Sie in Bezug auf Verhalten und Professionalität haben.
· - Nutzen Sie Feedback, setzen Sie ihnen wöchentliche oder monatliche Ziele.
· - Machen Sie klare Kommunikation über die Konsequenzen der Nicht-Erfüllung der Mindestanforderungen
Festlegung von Prioritäten für das Personalmanagement
Unabhängig von der Organisation, die Sie leiten, sollten immer Prioritäten gesetzt und mitgeteilt werden. Wir wissen, dass alles wichtig ist und erledigt sein muss, deshalb ist es wichtig eine Reihenfolge der Prioritäten und ihrer Wichtigkeit festzulegen.
Mitarbeiter, die über ein gutes Personalmanagement verfügen, können ihre Aufgaben besser einordnen. Auf diese Weise lässt sich die Prokrastination vermeiden.
Checkliste der Aktivitäten
Eine gute Möglichkeit für die Produktivität aller Mitarbeiter im Auge zu behalten, besteht darin, nach der Festlegung der Prioritäten, eine Liste nach Datum und Prioritäten erstellen damit es möglich zu prüfen ist ob wirklich am Ende des Zeitraums alles erledigt ist. Die Verantwortlichen sollten dafür zur Pflicht gezogen werden.
· - Erstellen Sie eine tägliche Checkliste und delegieren Sie jede Aufgabe an den zuständigen Mitarbeiter.
· - Bitten Sie die Mitarbeiter, jede ausgeführte Tätigkeit zu bezeichnen.
· - Vergewissern Sie sich am Ende des Tages, dass alles nach Plan lief.
Ermutigung zur Zielerreichung
Eine weitere gute Idee, um die Mitarbeiter zu ermutigen für ihre Aufgabenlisten (und ihre Prioritäten) abzuarbeiten, ist die Erstellung eines Zielplans (wöchentlich oder monatlich) und das Angebot von etware Belohnungen für die beste Leistung, sei es ein freier Tag, eine Belohnung am Ende des Monats oder ein Essens-/Geschenkgutschein.
Aber es ist wichtig, dass Sie jeden belohnen der dieses Ziel erreicht. Wenn nur eine Person belohnt wird und mehrere es auch erreicht haben, werden sie sich demotiviert fühlen.
Erlauben Sie Momente der Prokrastination
Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter mit Respekt und Menschlichkeit, und dazu gehört auch, dass Sie ihr Recht, zu kommen und gehen, respektieren.
Legen Sie eine Pausenzeitbegrenzung fest (z. B. zehn Minuten) und erlauben Sie ihnen, bis zu einer maximalen Anzahl von Pausen pro Tag machen, solange sie es verantwortungsbewusst tun, ohne den Arbeitsplatz bei vollem Kundenverkehr oder ein laufendes Problem zu lösen verlassen.
Eine kurze Pause, um den Kopf freizubekommen, kann Ihren Mitarbeitern oft helfen, ihre Energien wieder aufzuladen und mit mehr Qualität zu arbeiten, ohne zu zögern.
Achten Sie auf die Zeichen der Prokrastination!
Prokrastination kann sogar noch tiefer sein, sie kann ein Symptom für ein psychologisches Problem des Mitarbeiters sein. Es kann auch ein Zeichen von Ermüdung und Unzufriedenheit mit der Arbeit sein.
Unterstützen und sprechen Sie mit ihnen, damit sie verstehen woher die Prokrastination kommt. In einigen Fällen ist es auch möglich, dass die Direktion eingreift und dem Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, seine Realität darzulegen, oder dass ein spezialisierterer Hilfsdienst angezeigt ist.
In leichteren Fällen kann es ausreichen, wenn Sie Ihren Mitarbeiter ermutigen, Methoden des Zeitmanagements anzuwenden.
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