Hacer más utilizando cada vez menos recursos y en menos tiempo, esa es la definición más simple de lo que es la productividad.
Pero, ¿qué significa realmente ser productivo?
Según el Diccionario de la Lengua Portuguesa, el significado de productividad es la eficiencia en la producción de algo, refiriéndose al rendimiento o a la relación entre una cantidad determinada producida y los factores necesarios para obtenerla.
La productividad, en economía, se considera la relación entre lo que se produce y los medios empleados (mano de obra, materiales, energía, etc.).
La productividad tiene que ver con la eficiencia y el tiempo: cuanto menos tiempo se tarde en obtener el resultado deseado, más productivo será el sistema.
Es un hecho que una mayor productividad conlleva una mayor rentabilidad para una empresa.
Hoy en día, tenemos la sensación de que el tiempo pasa más rápido. Es decir, tenemos la impresión de que somos menos productivos. La velocidad de la información es uno de los factores preponderantes para esta sensación. El tiempo es el mismo que antes, sin embargo, para evitar esta sensación, es necesario que sepamos gestionar mejor la información disponible.
Diferencia entre producción y productividad
El concepto de la relación entre producción y productividad se estableció a lo largo de los años. Con esto, se mantuvo el principio de que son lo mismo, o que uno sería sinónimo del otro. Sin embargo, esto no es cierto.
Es importante saber diferenciar ambos conceptos, y esto es lo que vamos a presentar ahora. Como mencionamos anteriormente, la productividad es la capacidad de hacer más utilizando cada vez menos recursos y en menos tiempo.
Por otro lado, la producción es cualquier tipo de actividad que busca la creación de un servicio, objeto o producto.
La producción puede definirse como la diferencia entre el volumen de lo que se produce y los bienes consumidos.
Una medida de resultados: esta es una buena definición de producción. Es decir, es un dato sobre lo que se ha producido durante un período de tiempo determinado. La producción tiene más que ver con lo que debe hacerse que con cómo debe hacerse. Es importante entender completamente este sentido, ya que alguien puede tener una producción a gran escala y, aun así, no ser productivo. Esto ocurre porque, en la mayoría de los casos, cuando se exige un aumento de la producción, hay una disminución de la productividad. La razón es que cuando se aumentan las horas de trabajo y la cantidad de trabajo a realizar, esto afecta la calidad en el momento de la entrega.
Hay otros factores, además de este, que están relacionados en esta ecuación y que van de la mano con la productividad.
¿Cómo desarrollar la productividad?
Según los expertos, uno de los principales aspectos a tratar para ser más productivo es la forma en que se interpreta el sentido del tiempo.
Para ellos, el objetivo de las personas no debería ser completar cada cosa que está en una lista. Lo ideal sería hacer el menor número de tareas para crear el mayor impacto en relación con las metas establecidas.
Así, la productividad deja de ser la cantidad de cosas que se hacen en una lista para convertirse en el resultado que se logra en el tiempo empleado. A continuación, presentamos algunos consejos, defendidos por expertos, para ser más productivo:
Categorizar responsabilidades
La organización de responsabilidades con fácil visualización y seguimiento puede hacernos más productivos.
Es fundamental organizar tareas mediante la creación de categorías, dejando a un lado aquellas que no son urgentes o importantes.
Las categorías pueden incluir aspectos como la carrera profesional, las relaciones personales y la vida personal.
Relacionar el "hacer" con el "cuándo"
La incertidumbre sobre qué hacer suele ser una de las principales razones de pérdida de tiempo.
Las personas suelen reaccionar ante cualquier cosa que surja, sin pensar realmente en qué deberían hacer con su tiempo.
Pensar en la planificación del programa puede marcar la diferencia entre hacer menos o más con el tiempo.
Es importante estudiar las necesidades laborales, filtrar y priorizar las tareas de la lista. Además, es fundamental dedicarse a lo que realmente importa.
Los expertos dicen lo fundamental que es asignar horarios específicos para las tareas, decir "no" cuando sea apropiado y tomar decisiones rápidas.
Las tareas deben ser incorporadas al cronograma. No solo se trata de una lista de tareas, sino de un "cuándo" deben realizarse.
Practicar la "perfección selectiva
Existe un principio que sostiene que es necesario erradicar la noción de "perfección general".
Es decir, las personas deben ser más selectivas en cuanto a qué tareas desean refinar realmente y dedicar la mayor parte del tiempo a ellas.
Para ello, existe una técnica llamada "máx., mod. y mín.", en la cual se debe escribir, antes de comenzar una tarea, lo máximo que se puede hacer por ella, lo mínimo y lo moderado.
Con esta técnica, se identifica concretamente cuánto tiempo lleva cada nivel de rendimiento. Esto ayuda a definir cuánto tiempo y esfuerzo será necesario en realidad para cada tarea
Gestionar capacidad y tiempo
Es importante concentrarse y determinar qué tarea es más importante para realizar en ese día. De esta manera, se puede trabajar en orden de prioridad, desde lo principal hasta lo menos importante.
Herramientas que ayudan a la productividad
Existen una serie de herramientas para optimizar el tiempo y ayudar a completar los proyectos, como aplicaciones. Además, hay otra forma que puede contribuir a la gestión del tiempo en el trabajo y en asuntos personales, la Tríada del Tiempo.
Christian Barbosa es considerado el mayor experto en productividad personal y empresarial de Brasil. Apodado "El Señor del Tiempo" por la prensa, es autor del libro "La Tríada del Tiempo".
Basado en una investigación realizada con más de 42,000 personas en todo el mundo, Christian presenta un método de planificación personal que ayuda en la organización de la vida y en la productividad.
Según él, deberíamos llamar a la administración del tiempo "administración de la vida", ya que la productividad está relacionada con el equilibrio.
El equilibrio está relacionado con dirigir la vida de manera que se atiendan las prioridades profesionales y personales. Sin embargo, para que esto suceda, es importante que comprendas tu identidad.
Para ser más productivo, es necesario descubrir quién eres, qué personas son importantes para ti, qué deseas lograr en tu vida y cuál es tu misión.
Por lo tanto, de esta manera, al planificar el tiempo para lograr el equilibrio, se asignarán las horas a actividades relacionadas con la identidad.
Metodología Tríada
Esta metodología propone que las actividades se dividan en 03 criterios: urgente, importante y circunstancial. De esta manera, según Christian, estos tres criterios o esferas representan la forma en que se utiliza el tiempo en su totalidad.
¿Cómo definir qué es urgente?
Estas actividades son aquellas en las que el tiempo ya se ha agotado. Son tareas que no se pueden prever y suelen causar estrés.
¿Cómo definir qué es importante?
Son las actividades significativas de la vida, aquellas que generan resultados a corto, mediano o largo plazo. Son actividades importantes pero que tienen un tiempo para realizarse, ya sea horas, días o meses.
¿Cómo definir qué es circunstancial?
Son las actividades innecesarias, aquellas que gastan el tiempo de manera inútil. Son una esfera o categoría que no genera resultados, sino solo frustraciones.
Relación entre la Tríada del Tiempo y la productividad
Según Christian Barbosa, existe una tríada ideal que debería ser una meta para cada persona. La tríada ideal es aquella que brinda más felicidad.
Para aplicar la Tríada del Tiempo en la carrera y los negocios, y tener una gestión del tiempo más eficaz, es necesario:
1. Tener claro el propósito. Es necesario tener una fuerza mayor que te impulse a actuar.
2. Establecer metas: ¿qué necesitas hacer para alcanzar tu propósito?
3. Utilizar una herramienta. Es imposible guardar todo en la mente. Así que crea metas utilizando una de las herramientas sugeridas o cualquier otra de tu preferencia.
4. Enfocarse. No se puede hacer todo al mismo tiempo. Elige pocas metas para ser ejecutadas a la vez.
5. Analizar los recursos. Con un análisis Foda es posible identificar los puntos fuertes y débiles y crear la mejor estrategia para llevar a cabo el plan.
6. Mantenerse motivado. Toma medidas para mantener tu motivación y la del equipo. Es importante recordar el comienzo del camino, las dificultades, los logros y la proximidad del objetivo.
Conclusión
Este artículo aborda la capacidad de administrar el tiempo adecuadamente para aprovechar mejor la vida profesional y personal.
Como hemos visto, organizar las prioridades aumenta la productividad, el rendimiento en el trabajo y los logros. Además, se refleja en el aumento de los resultados de la empresa en la que se trabaja y en los proyectos personales.
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